Bei BASIC haben wir im Laufe unseres Bestehens diverse Projekte in großen Industrieparks betreut und dabei einige Erfahrungen gesammelt und folgendes Vorgehen für uns etabliert.

Je größer die zu betreuende Fläche bei einem Auftraggeber ist, umso wichtiger ist es, dass der Auftragnehmer auf eine genaue vertragliche Definition des Auftrags achtet und gleichzeitig sicherstellt, dass die eingesetzten Dienstleister mit der zu betreuenden Fläche und den Besonderheiten vor Ort im Detail vertraut sind.

Um die anfallenden Fragen zu klären, macht es Sinn, zu Beginn eines Projektes einen Kick-Off-Termin zu starten. In diesem Termin werden wesentliche Aspekte der anstehenden Implementierung geklärt. So wird ein Implementierungsteam vorgestellt und ein Implementierungsplan vereinbart. Gleichzeitig ist der Kick-Off-Termin eine gute Gelegenheit, um Erwartungshaltungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu klären.

Wir empfehlen in der nun folgenden Implementierungsphase wöchentliche Jour Fixe. Die Jour Fixe sind eine Möglichkeit zum offenen Austausch und zum Abgleich der tatsächlichen Arbeit mit den vorher festgelegten Implementierungszielen. Gleichzeitig ermöglichen die Jour Fixe, ganz konkrete Themen anzusprechen: Etwa Systemschulungen, die Übergabe von Räumlichkeiten oder die Durchführung von Überweisungen.

Wenn im letzten Implementierungs-Jour Fixe Implementierungsplan und Implementierungsstand zusammenpassen, können Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam guten Gewissens in den Regelbetrieb starten.